I costi invisibili della mancanza di materiali di consumo per stampanti in ufficio

Un toner esaurito all'inizio sembra un piccolo problema.

Finché qualcuno deve stampare un contratto, un'etichetta, una presentazione, una fattura o un documento importante e si accorge che non c'è una sostituzione disponibile.

A quel punto non si tratta più solo del prezzo di una cartuccia di toner.

Si perde tempo a cercare un'alternativa, bisogna effettuare un ordine urgente, i dipendenti aspettano il rifornimento oppure un compito in sé semplice deve essere riorganizzato.

Per questo motivo rientra anche la Pianificazione dei materiali di consumo per stampanti in un ufficio organizzato in modo efficiente.

L'inizio di settembre è un buon momento per controllare le scorte e iniziare i prossimi mesi con meno improvvisazione.

1. Per prima cosa identificare i dispositivi più importanti

Non tutte le stampanti hanno la stessa importanza per il lavoro quotidiano.

Verificate quali dispositivi vengono utilizzati ogni giorno e da quali processi dipendono.

Per esempio:

• Quali dispositivi sono necessari ogni giorno?
• Di quali materiali di consumo hanno bisogno?
• C'è un dispositivo alternativo?
• Quali attività si fermano se manca il materiale?

Più il dispositivo è importante, più è importante una fornitura pianificabile.

2. Non aspettare fino all'ultima cartuccia

Chi ordina solo quando il toner è vuoto trasforma un riordino pianificabile in un compito urgente.

Per i prodotti di uso frequente si consiglia quindi una scorta minima definita Scorta minima.

Quando viene raggiunto questo livello di scorte, il successivo ordine può essere effettuato prima che l'ultima unità disponibile sia necessaria.

3. Verificare tutti i materiali di consumo pertinenti

I materiali necessari per la stampa includono prodotti diversi a seconda dell'ufficio e del dispositivo:

• Toner
• Cartucce d'inchiostro
• Etichette
• Nastri
• Tamburi
• Materiale per l'etichettatura
• Accessori per stampanti e altri materiali di consumo

Un rapido controllo delle scorte mostra quali articoli dovrebbero essere riordinati in tempo.

4. Controllare la compatibilità prima dell'ordine

Un prodotto in magazzino non serve se non è adatto al dispositivo necessario.

Documentate quindi le informazioni più importanti:

• Marca e modello della stampante
• Referencia di toner o cartuccia adatta
• Tipo e formato dell'etichetta
• Scorta attuale
• Scorta minima interna

In questo modo i futuri ordini saranno più rapidi e più tracciabili.

5. Considerare il consumo effettivo

Una buona scorta non significa immagazzinare il maggior quantitativo possibile di materiale.

Ciò che conta è una quantità che corrisponda al consumo effettivo e al ritmo degli ordini dell'azienda.

Controlla quali materiali di consumo sono stati richiesti più spesso negli ultimi mesi.

Gli articoli con un alto consumo richiedono una pianificazione diversa rispetto ai materiali che vengono usati solo occasionalmente.

6. Conservare i materiali di consumo in modo ordinato

Anche il materiale già disponibile costa tempo, se nessuno sa dov'è.

Una struttura semplice crea chiarezza:

Dispositivo → materiale di consumo → riferimento → quantità disponibile

Più facilmente si può controllare lo stock, prima si può individuare un riordino necessario.

7. Definire la responsabilità

Anche i piccoli team ne traggono vantaggio, se è chiaro chi controlla le scorte.

Un breve controllo mensile o bisettimanale dei prodotti più importanti può già essere sufficiente.

Così il riordino diventa una routine invece che un compito d'emergenza.

Checklist per settembre

Prima dell'inizio del mese, controlla:

• I dispositivi critici sono stati identificati
• I riferimenti di prodotto adatti sono documentati
• I toner e le cartucce più richiesti sono disponibili
• Le etichette e gli altri materiali sono stati controllati
• Le scorte minime sono definite
• I materiali di consumo sono organizzati in modo chiaro
• È stata definita una persona responsabile
• I riordini possono avvenire prima che qualcosa manchi

Il momento migliore per ordinare è prima del collo di bottiglia

Finché tutto funziona, quasi nessuno pensa ai materiali di consumo per stampanti.

Proprio allora è il momento giusto per farlo.

Una pianificazione lungimirante riduce le interruzioni e garantisce che i dispositivi necessari rimangano disponibili.

Presso Inkolor le aziende trovano toner, cartucce d'inchiostro, etichette e altri materiali di consumo per stampanti per diverse esigenze.

Controlla lo stock di stampanti e trova i materiali di consumo adatti per settembre presso Inkolor.