Ridurre intelligentemente i costi di stampa in azienda – senza semplicemente stampare di meno

Quando le aziende desiderano ridurre i costi, la stampa normalmente non è la prima voce da esaminare.

Toner, carta, dispositivi, manutenzione e riordini urgenti, considerati singolarmente, sembrano piccole spese.

Nel corso di mesi e di migliaia di pagine, tuttavia, possono diventare un fattore di costo rilevante.

Ridurre i costi di stampa non significa necessariamente stampare di meno.

Significa soprattutto:

stampare in modo più intelligente.

1. Innanzitutto, comprendere i consumi effettivi

Prima di cercare un toner più economico, è necessario sapere come si stampa effettivamente nella propria azienda.

Quante pagine vengono stampate al mese?

Quali reparti stampano di più?

Quali dispositivi consumano più materiali?

Quali materiali di consumo devono essere sostituiti con particolare frequenza?

Senza queste informazioni, gli approvvigionamenti avvengono per lo più in modo reattivo.

Con una semplice panoramica dei consumi, una spesa imprevista diventa una voce di costo pianificabile.

2. Non confrontare solo il prezzo del toner

Un toner più economico non significa automaticamente costi di stampa inferiori.

Ciò che conta è la combinazione di:

Prezzo + resa + qualità + compatibilità + affidabilità.

Un prodotto può essere più economico al momento dell'acquisto, ma dover essere sostituito più frequentemente.

Un altro prodotto potrebbe costare leggermente di più, ma offrire una resa maggiore.

Per questo le aziende non dovrebbero considerare solo il prezzo unitario, ma i costi effettivi durante l'utilizzo.

3. La compatibilità riduce i costi nascosti

I materiali di consumo non idonei possono causare problemi ben più gravi di una scarsa qualità di stampa.

Ad esempio:

Ristampe, interruzioni, consumo di carta, ore di lavoro aggiuntive e acquisti sostitutivi a breve termine.

In un'azienda, quindi, anche l'affidabilità è un fattore di costo.

4. Evitare gli ordini d'emergenza

Quando un toner si esaurisce inaspettatamente, nella maggior parte dei casi è necessario trovare rapidamente una soluzione.

E un approvvigionamento rapido raramente è l'approvvigionamento più economico.

Per i materiali di consumo utilizzati frequentemente conviene quindi definire una scorta minima.

Una base semplice:

consumo medio + tempo di consegna + scorta di sicurezza.

5. Creare standard

Molte aziende utilizzano modelli di stampante diversi, acquistati nel corso degli anni.

Di conseguenza, si creano spesso numerosi codici diversi di toner e cartucce.

Una standardizzazione adeguata può semplificare notevolmente la gestione delle scorte, gli acquisti e i riordini.

Meno complessità significa spesso anche minori costi operativi.

6. Considerare il costo per pagina

Uno degli indicatori più semplici è:

Costo per pagina = prezzo del materiale di consumo ÷ resa prevista.

In questo modo è possibile confrontare meglio diverse alternative.

Tuttavia, la sola resa non basta.

Occorre considerare anche la qualità di stampa e il funzionamento affidabile.

7. Ridurre gli sprechi – non semplicemente la stampa

Contratti, etichette, moduli, fatture o documenti operativi restano rilevanti per molte aziende.

Il problema, quindi, non è ogni pagina stampata.

Il problema è il consumo non necessario.

Ad esempio, sono utili:

• stampa fronte-retro, quando opportuno;
• controlla i documenti prima di stamparli;
• evita le stampe multiple non necessarie;
• Configura correttamente la stampante;
• Controlla regolarmente i consumi.

Acquistare meglio può essere importante quanto consumare meno

I costi di stampa raramente si riducono con un'unica grande misura.

Spesso il risultato deriva da diversi piccoli miglioramenti.

Scegli il materiale di consumo giusto.

Confronta la resa.

Controlla i consumi.

Pianifica i riordini.

Evita gli sprechi.

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