Les coûts invisibles du manque de consommables d’imprimante au bureau

Un toner vide semble d’abord être un petit problème.

Jusqu’à ce que quelqu’un doive imprimer un contrat, une étiquette, une présentation, une facture ou un document important — et constate qu’aucun remplacement n’est disponible.

Alors il ne s’agit plus seulement du prix d’une cartouche de toner.

Du temps est nécessaire pour chercher une alternative, une commande urgente doit être déclenchée, les collaborateurs attendent un réapprovisionnement ou une tâche en apparence simple doit être réorganisée.

C’est pourquoi fait également partie de la Planification des consommables d’imprimante pour un bureau efficacement organisé.

Le début du mois de septembre est un bon moment pour vérifier les stocks et commencer les mois à venir avec moins d’improvisation.

1. Identifier d’abord les appareils les plus importants

Tous les imprimantes n’ont pas la même importance pour le quotidien au travail.

Vérifiez quels appareils sont utilisés chaque jour et de quels processus ils dépendent.

Par exemple :

• Quels appareils sont utilisés quotidiennement ?
• De quel consommable ont-ils besoin ?
• Existe-t-il un appareil de remplacement ?
• Quelles tâches sont à l’arrêt si le matériel manque ?

Plus l’appareil est important, plus un approvisionnement planifiable est essentiel.

2. Ne pas attendre la dernière cartouche

Commander seulement lorsque le toner est vide transforme un réapprovisionnement planifiable en tâche urgente.

Pour les produits fréquemment nécessaires, il est donc recommandé de définir un Stock minimum.

Lorsque ce stock est atteint, la prochaine commande peut être déclenchée avant que la dernière unité disponible ne soit nécessaire.

3. Vérifier tous les consommables pertinents

Les besoins d’impression comprennent différents produits selon le bureau et l’appareil :

• Toner
• Cartouches d’encre
• Étiquettes
• Rubans encreurs
• Tambours
• Matériel d’étiquetage
• Consommables d’imprimante et autres fournitures

Un bref contrôle des stocks montre quels articles doivent être recommencés à temps.

4. Vérifier la compatibilité avant la commande

Un produit en stock ne sert à rien s’il ne convient pas à l’appareil requis.

Documentez donc les informations les plus importantes :

• Marque et modèle de l’imprimante
• Référence de toner ou de cartouche appropriée
• Type et format d’étiquette
• Stock actuel
• Stock minimum interne

Cela rend les commandes ultérieures plus rapides et plus compréhensibles.

5. Prendre en compte la consommation réelle

Un bon stock ne signifie pas stocker le plus de matériel possible.

L’important est une quantité adaptée à la consommation réelle et au rythme de commande de l’entreprise.

Vérifiez quels consommables ont été particulièrement souvent nécessaires au cours des derniers mois.

Les articles à forte consommation nécessitent une planification différente de celle des matériaux utilisés seulement occasionnellement.

6. Stocker les consommables de manière claire

Même le matériel disponible fait perdre du temps si personne ne sait où il se trouve.

Une structure simple apporte de la clarté :

Équipement → consommable → référence → quantité disponible

Plus le stock peut être contrôlé facilement, plus tôt il est possible d’identifier un réapprovisionnement nécessaire.

7. Définir les responsabilités

Même les petites équipes en profitent lorsqu’il est clair qui contrôle le stock.

Un contrôle mensuel ou bimensuel rapide des principaux produits peut déjà suffire.

Le réapprovisionnement devient ainsi une routine plutôt qu’une tâche d’urgence.

Liste de contrôle pour septembre

À vérifier avant le début du mois :

• Les équipements critiques sont identifiés
• Les références produits adaptées sont documentées
• Les toners et cartouches fréquemment utilisés sont disponibles
• Les étiquettes et autres matériaux ont été contrôlés
• Les stocks minimums sont définis
• Les consommables sont organisés de manière claire
• Une personne responsable est désignée
• Les réapprovisionnements peuvent être effectués avant qu’il ne manque quelque chose

Le meilleur moment pour commander, c’est avant la pénurie

Tant que tout fonctionne, presque personne ne pense aux consommables d’imprimante.

C’est précisément le bon moment pour cela.

Une planification anticipée réduit les interruptions et garantit que les équipements nécessaires restent disponibles.

Chez Inkolor, les entreprises trouvent des toners, des cartouches d’encre, des étiquettes et d’autres consommables d’imprimante pour différents besoins.

Vérifier le parc d’imprimantes et trouver chez Inkolor les consommables adaptés pour septembre.