Druckkosten im Unternehmen intelligent reduzieren – ohne einfach weniger zu drucken
Wenn Unternehmen Kosten reduzieren möchten, steht Drucken normalerweise nicht an erster Stelle.
Toner, Papier, Geräte, Wartung und kurzfristige Nachbestellungen wirken einzeln betrachtet wie kleine Ausgaben.
Über Monate und Tausende von Seiten können sie jedoch zu einem relevanten Kostenfaktor werden.
Druckkosten zu reduzieren bedeutet dabei nicht automatisch, weniger zu drucken.
Es bedeutet vor allem:
intelligenter zu drucken.
1. Zuerst den tatsächlichen Verbrauch verstehen
Bevor Sie nach einem günstigeren Toner suchen, sollten Sie wissen, wie in Ihrem Unternehmen tatsächlich gedruckt wird.
Wie viele Seiten werden pro Monat gedruckt?
Welche Abteilungen drucken besonders viel?
Welche Geräte verbrauchen die meisten Materialien?
Welche Verbrauchsmaterialien müssen besonders häufig ersetzt werden?
Ohne diese Informationen erfolgt die Beschaffung meist reaktiv.
Mit einer einfachen Verbrauchsübersicht wird aus einer spontanen Ausgabe eine planbare Position.
2. Nicht nur den Tonerpreis vergleichen
Ein günstigerer Toner bedeutet nicht automatisch niedrigere Druckkosten.
Entscheidend ist die Kombination aus:
Preis + Reichweite + Qualität + Kompatibilität + Zuverlässigkeit.
Ein Produkt kann beim Einkauf günstiger sein, aber häufiger ersetzt werden müssen.
Ein anderes kostet vielleicht etwas mehr, erzielt jedoch eine höhere Reichweite.
Deshalb sollten Unternehmen nicht nur den Stückpreis betrachten, sondern die tatsächlichen Kosten während der Nutzung.
3. Kompatibilität reduziert versteckte Kosten
Ungeeignete Verbrauchsmaterialien können mehr verursachen als schlechte Druckqualität.
Zum Beispiel:
Neudrucke, Unterbrechungen, Papierverbrauch, zusätzliche Arbeitszeit und kurzfristige Ersatzbeschaffungen.
In einem Unternehmen ist Zuverlässigkeit deshalb ebenfalls ein Kostenfaktor.
4. Notfallbestellungen vermeiden
Wenn ein Toner unerwartet leer ist, muss meistens schnell eine Lösung gefunden werden.
Und schnelle Beschaffung ist selten die wirtschaftlichste Beschaffung.
Für häufig verwendete Verbrauchsmaterialien lohnt sich deshalb ein definierter Mindestbestand.
Eine einfache Grundlage:
durchschnittlicher Verbrauch + Lieferzeit + Sicherheitsreserve.
5. Standards schaffen
Viele Unternehmen nutzen unterschiedliche Druckermodelle, die über Jahre hinweg angeschafft wurden.
Dadurch entstehen häufig zahlreiche verschiedene Toner- und Patronenreferenzen.
Eine sinnvolle Standardisierung kann Lagerhaltung, Einkauf und Nachbestellung deutlich vereinfachen.
Weniger Komplexität bedeutet häufig auch weniger operative Kosten.
6. Kosten pro Seite betrachten
Eine der einfachsten Kennzahlen lautet:
Kosten pro Seite = Preis des Verbrauchsmaterials ÷ erwartete Reichweite.
Damit lassen sich unterschiedliche Alternativen besser vergleichen.
Die Reichweite allein reicht jedoch nicht.
Auch Druckqualität und zuverlässige Funktion sollten berücksichtigt werden.
7. Verschwendung reduzieren – nicht einfach das Drucken
Verträge, Etiketten, Formulare, Rechnungen oder operative Dokumente bleiben für viele Unternehmen relevant.
Das Problem ist deshalb nicht jede gedruckte Seite.
Das Problem ist unnötiger Verbrauch.
Hilfreich sind beispielsweise:
- Duplexdruck, wenn sinnvoll;
- Dokumente vor dem Drucken prüfen;
- unnötige Mehrfachdrucke vermeiden;
- Drucker korrekt konfigurieren;
- Verbrauch regelmässig kontrollieren.
Besser einkaufen kann genauso wichtig sein wie weniger verbrauchen
Druckkosten werden selten durch eine einzelne grosse Massnahme reduziert.
Meist entsteht der Effekt durch mehrere kleine Verbesserungen.
Das richtige Verbrauchsmaterial wählen.
Reichweite vergleichen.
Verbrauch kontrollieren.
Nachbestellungen planen.
Verschwendung vermeiden.
Und mit einem Anbieter arbeiten, der Auswahl, Kompatibilität und Verfügbarkeit verbindet.
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