Die unsichtbaren Kosten fehlender Druckerverbrauchsmaterialien im Büro

Ein leerer Toner wirkt zunächst wie ein kleines Problem.

Bis jemand einen Vertrag, ein Etikett, eine Präsentation, eine Rechnung oder ein wichtiges Dokument drucken muss – und feststellt, dass kein Ersatz vorhanden ist.

Dann geht es nicht mehr nur um den Preis einer Tonerkartusche.

Zeit wird für die Suche nach einer Alternative benötigt, eine dringende Bestellung muss ausgelöst werden, Mitarbeitende warten auf Nachschub oder eine eigentlich einfache Aufgabe muss neu organisiert werden.

Deshalb gehört auch die Planung von Druckerverbrauchsmaterialien zu einem effizient organisierten Büro.

Der Start in den September ist ein guter Zeitpunkt, den Bestand zu überprüfen und die kommenden Monate mit weniger Improvisation zu beginnen.

1. Zuerst die wichtigsten Geräte identifizieren

Nicht jeder Drucker hat dieselbe Bedeutung für den Arbeitsalltag.

Prüfen Sie, welche Geräte täglich genutzt werden und welche Prozesse davon abhängen.

Zum Beispiel:

• Welche Geräte werden täglich benötigt?
• Welches Verbrauchsmaterial benötigen sie?
• Gibt es ein alternatives Gerät?
• Welche Aufgaben stehen still, wenn das Material fehlt?

Je wichtiger das Gerät, desto wichtiger ist eine planbare Versorgung.

2. Nicht bis zur letzten Kartusche warten

Wer erst bestellt, wenn der Toner leer ist, macht aus einer planbaren Nachbestellung eine dringende Aufgabe.

Für häufig benötigte Produkte empfiehlt sich deshalb ein definierter Mindestbestand.

Wird dieser Bestand erreicht, kann die nächste Bestellung ausgelöst werden, bevor die letzte vorhandene Einheit benötigt wird.

3. Alle relevanten Verbrauchsmaterialien prüfen

Zum Druckbedarf gehören je nach Büro und Gerät unterschiedliche Produkte:

• Toner
• Tintenpatronen
• Etiketten
• Farbbänder
• Trommeln
• Kennzeichnungsmaterial
• Druckerzubehör und weitere Verbrauchsmaterialien

Eine kurze Bestandskontrolle zeigt, welche Artikel rechtzeitig nachbestellt werden sollten.

4. Kompatibilität vor der Bestellung kontrollieren

Ein Produkt im Lager hilft nicht, wenn es nicht zum benötigten Gerät passt.

Dokumentieren Sie deshalb die wichtigsten Informationen:

• Marke und Modell des Druckers
• Passende Toner- oder Patronenreferenz
• Etikettentyp und -format
• Aktueller Bestand
• Interner Mindestbestand

Damit werden spätere Bestellungen schneller und nachvollziehbarer.

5. Den tatsächlichen Verbrauch berücksichtigen

Ein guter Vorrat bedeutet nicht, möglichst viel Material zu lagern.

Entscheidend ist eine Menge, die zum tatsächlichen Verbrauch und zum Bestellrhythmus des Unternehmens passt.

Prüfen Sie, welche Verbrauchsmaterialien in den vergangenen Monaten besonders häufig benötigt wurden.

Artikel mit hohem Verbrauch benötigen eine andere Planung als Materialien, die nur gelegentlich eingesetzt werden.

6. Verbrauchsmaterial übersichtlich lagern

Auch vorhandenes Material kostet Zeit, wenn niemand weiss, wo es liegt.

Eine einfache Struktur schafft Übersicht:

Gerät → Verbrauchsmaterial → Referenz → verfügbare Menge

Je einfacher der Bestand kontrolliert werden kann, desto früher lässt sich eine notwendige Nachbestellung erkennen.

7. Verantwortlichkeit definieren

Auch kleine Teams profitieren davon, wenn klar ist, wer den Bestand kontrolliert.

Eine kurze monatliche oder zweiwöchentliche Überprüfung der wichtigsten Produkte kann bereits ausreichen.

So wird Nachbestellung zur Routine statt zur Notfallaufgabe.

Checkliste für den September

Vor dem Monatsstart prüfen:

• Kritische Geräte sind identifiziert
• Passende Produktreferenzen sind dokumentiert
• Häufig benötigte Toner und Patronen sind verfügbar
• Etiketten und weitere Materialien wurden kontrolliert
• Mindestbestände sind definiert
• Verbrauchsmaterial ist übersichtlich organisiert
• Eine verantwortliche Person ist festgelegt
• Nachbestellungen können erfolgen, bevor etwas fehlt

Der beste Zeitpunkt für die Bestellung ist vor dem Engpass

Solange alles funktioniert, denkt kaum jemand über Druckerverbrauchsmaterial nach.

Genau dann ist der richtige Zeitpunkt dafür.

Eine vorausschauende Planung reduziert Unterbrechungen und sorgt dafür, dass die benötigten Geräte verfügbar bleiben.

Bei Inkolor finden Unternehmen Toner, Tintenpatronen, Etiketten und weitere Druckerverbrauchsmaterialien für unterschiedliche Anforderungen.

Druckerbestand prüfen und passende Verbrauchsmaterialien für den September bei Inkolor finden.